Рано или поздно перед любой компанией встает задача уничтожить вышедшие из употребления документы. Они, конечно, могут годами занимать место в архиве, но лучше вовремя выделять дела с истекшим сроком годности к уничтожению и адекватно проводить его. Это будет соответствовать и требованию закона, и здоровой логике документооборота.
В этой статье мы рассмотрим, как проводится уничтожение архива документов и ответим на самые популярные вопросы об этой процедуре.
Порядок утилизации конфиденциальных бумаг
По правилам документы с истекшим сроком годности нельзя просто взять и вынести на помойку. Процедура должна проводиться по определенным правилам:
- после анализа архива все дела с истекшим сроком годности выделяют к уничтожению, для этого подготавливают соответствующие акты;
- затем бумаги избавляют от всех небумажных элементов — скобок от степлера, скрепок, пластиковых файлов, веревок от папок и т.д.;
- следующий шаг — тщательное измельчение, желательно до фракции «0»;
- передача полученной бумажной массы на переработку на целлюлозно-бумажный комбинат;
- проставление отметки на актах о выделении дел к уничтожению или подготовка дополнительных актах о проведенной работе.
Можно ли выполнить эту процедуру самостоятельно?
Да, закон не запрещает решать этот вопрос своими силами. Главное, чтобы правила процедуры были соблюдены.
Почему лучше обратиться к профессионалам?
Услуга профессионального конфиденциального уничтожения документов позволяет сэкономить массу времени и сил, избавив себя от не слишком сложной, но монотонной и утомительной работы. Будет намного лучше, если ваши сотрудники в это время займутся своими непосредственными обязанностями, а уничтожение возьмут на себя профессионалы.
Не будет ли утечки данных?
Это исключено! Процедура проводится на территории подрядчика, за закрытыми дверьми. Абсолютно все документы измельчаются и отправляются на переработку. Большинство проверенных компаний позволяют заказчикам лично убедиться в этом, отправив на процедуру представителя.
Как оплачивают услугу?
За каждый килограмм уничтоженных документов. При этом за большие объемы (как правило, от одной тонны) дают скидку.
Как нужно готовить документы?
После того, как вы провели архивную обработку и выделили дела к уничтожению актами, больше не нужно ничего делать. Представители компании-подрядчика приедут к вам, взвесят бумагу, отвезут ее к месту уничтожения, избавят от всех небумажных элементов и проведут утилизацию. Затем вам выдадут акты (либо проставят отметки на ваших).
